1. Zielgruppe – wen möchtest Du erreichen? Bestandskunden oder Neukunden?
Jedes Produkt und jede Zielgruppe können und sollten auf unterschiedliche Art beworben und angesprochen werden. Bei der Mailingplanung sollte daher darauf geachtet werden, dass die gesamte Kommunikation auf die Zielgruppe ausgerichtet ist. Der Erfolg eines Printmailings hängt sehr stark von der angesprochenen Zielgruppe und der dazugehörigen Strategie ab. So muss beispielsweise ein Neukundenmailing anders aufgebaut sein als ein Bestandskundenmailing und ein BtoC Kundenmailing beispielsweise anders als ein reines BtoB Mailing.

2. Der Zeitraum des Versandes sollte genau überlegt sein
Zu welchem Zeitpunkt eine Printkampagne umgesetzt wird, hat erheblichen Einfluss auf den Erfolg. Daher sollte genau überlegt werden, wann die Endkunden am besten erreicht werden und wann diese am ehesten reagieren. Es gibt hier schon gravierende Unterschiede, ob ein Mailing zu Wochenbeginn oder eher zum Wochenende bei den Empfängern ankommt. Auch spielt die Zielgruppe (BtoC vs. BtoB) eine entscheidende Rolle.
Ferien und Urlaubzeiten sollten genauso in die Planung einfließen, wie Feiertage. Auch die Laufzeit der Mailings und das tatsächliche Eintreffen beim Empfänger kann hier variieren.

3. Wähle die passende Mailingform und eine ansprechende Gestaltung
Bei der Ideenfindung für eine Printmailingkampagne gibt es kaum Grenzen. Dennoch ist es wichtig, das passende Konzept für seine Kunden zu finden, um diese zu erreichen. So gibt es viele klassische, einfache und günstige Mailingformen, wie Maxi Karten und kuvertierte Mailings. Wer beim Kunden aber etwas länger im Gedächtnis bleiben möchte oder eine höhere Verweildauer des Mailings im Haushalt des Empfängers erreichen möchte, der sollte sich etwas mehr einfallen lassen. Hier eignen sich insbesondere Mailings mit Mehrwert oder einem spielerischen Effekt, der oft schon mit einfachen Methoden dargestellt werden kann.
Bei der Gestaltung sollte darauf geachtet werden, dass diese immer ansprechend und einladend gestaltet sind. Wichtig ist es darauf zu achten, dass das Mailing nicht zu überladen (Bilder und Text) wirkt und die gewünschte Botschaft schnell und leicht verständlich ankommt. Je nach Zielgruppe sollte die Grafik, das Design und das Material entsprechend eingesetzt werden. Denn hier zählt der erste Eindruck.

4. A/B Tests einbauen – aber wofür sind diese hilfreich?
A/B Tests sind bewusst hervorgerufene Testszenarien, um das Verhalten der potenziellen Käufer nach unterschiedlichen Kriterien zu testen. Jeder Mailingversender hat das Ziel eine möglichst hohe Conversion- bzw. Response Rate zu erzielen. Da im Vorwege aber niemand weiß, auf welches Mailing, auf welches Design oder welche Ansprache die Kunden besonders gut reagieren, macht es Sinn hier Testgruppen zu bilden. Hierzu werden zwei verschiedene, aber gleich große Gruppen von Testempfängern nach gleichen Kriterien ausgewählt.
Als typische Testszenarien eignen sich Motivtests, bei denen das Design unterschiedlich, aber der Inhalt identisch ist. Mailingtests bei denen unterschiedlich geartete Mailings mit gleichem Inhalt gegeneinander getestet werden (z.B. eine Maxi-Karte gegen einen kuvertierten Brief) bieten sich ebenso gut an, um herauszufinden worauf die eigene Zielgruppe am ehesten reagiert.
Nicht untypisch sind auch Tests unterschiedlicher Angebotsofferten in gleich gearteten Mailings.

5. Stimmen die Adressdaten? Ist die Datenbank aktuell?
Adressen veralten regelmäßig – Empfänger ziehen um oder versterben leider auch mal. Im Schnitt ist heutzutage jede siebte Kundenadresse nicht zustellbar, wenn eine Aktualisierung der Adressdatenbank ausbleibt. Hierdurch wird der Erfolg eines Mailings stark beeinträchtigt und in die Produktion und in den Versand werden umsonst Geld investiert. Eine regelmäßige Datenbereinigung ist hier sehr hilfreich.

6. Nutze die direkte Ansprache
Wer kennt es nicht? Ein unpersönlicher Brief in meinem Briefkasten – spricht mich das an? Nein!
Jeder von uns fühlt sich geschmeichelt, wenn er seinen Namen hört oder liest. Das ist auch beim Printmailing so und führt zu mehr Erfolg. Die persönliche Ansprache oder auch eine komplette Personalisierung an mehreren Stellen im Mailing sind oft ohne viel Aufwand und Mehrkosten möglich, daher sollte diese Art der Individualisierung auf jeden Fall bedacht werden. Bei der Individualisierung kann gleichzeitig auch ein Bezug zur räumlichen Nähe geschaffen werden, zum Beispiel in dem eine mögliche Storeadresse oder weitere dynamische Inhalte direkt mit abgebildet werden können. Durch die verschiedenen Personalisierungen, die direkt auf den Empfänger zugeschnitten sind, erhält das Printmailing einen besonderen und individuellen Eindruck.

7. Nachhaltigkeit des Produkts
Nachhaltigkeit spielt eine immer größere Rolle und auch wir achten sehr auf den ressourcenschonenden Einsatz unserer Materialien.
So kommen immer häufiger FSC-Materialien oder Recyclingmaterialien zum Einsatz, wobei insbesondere der Einsatz der Recyclingmaterialien schon im Erscheinungsbild diese Nachhaltigkeit unterstreicht. Des Weiteren gibt es eine Reihe an Kompensations- und Zertifizierungsmöglichkeiten, um die Nachhaltigkeit eines Printproduktes zu unterstreichen. Zum Beispiel für Co2 durch Zertifizierungsgesellschaften und die Möglichkeit der Produktion unter „blauem Engel“.

8. Rabatte und Gutscheincodes einbinden
Auf den ersten Blick muss der Empfänger den Nutzen des Print-Mailings erkennen, ansonsten kann es schnell im Papierkorb landen.
Neben der eigentlichen Botschaft sorgen insbesondere Rabatte als Kaufanreiz für mehr Conversion. In der Regel sorgen insbesondere prozentuale Rabatte auf den Gesamteinkauf für höhere Warenkörbe. Auch die gewählte Laufzeit eines Rabattes spielt eine entscheidende Rolle.
Nice to know: der Einsatz von unique Codes ermöglichen ein empfängergenaues Response Tracking.

9. Portowahl und Versand beachten!
Schon bei der Mailingplanung sollte auf die postkonforme Gestaltung (Format- und Gewichtsgrenzen) geachtet werden, denn die Versandkosten sind oftmals einer der größten Kostenfaktoren einer Mailingkampagne.
Dialogpost easy, Dialogpost Standard, Dialogpost Karte, Standard- oder Maxi-Format, nationaler Versand, internationaler Versand, Gewicht, Größe und Auflage sind nur einige Faktoren für die Berechnung der Portokosten.
Die Anforderungen an die Dialogpostfähigkeit bei der Beförderung von Mailings sind hoch, denn neben den oben genannten Punkten spielen hier auch die Materialauswahl und der richtige Verschluss eines Mailings eine entscheidende Rolle.

10. Transport- und Versandsicher verschicken
Ein Mailing soll beim Empfänger möglichst viel Aufmerksamkeit auf sich ziehen, dies geschieht nur, wenn das Produkt unversehrt und optisch ansprechend bei ihm eintrifft. Niemand möchte ein zerstörtes und nicht mehr leserliches Produkt in den Händen halten und gar für einen späteren Zeitpunkt aufbewahren. Entsprechend muss die richtige Materialauswahl bedacht werden, es können Lacke eingesetzt werden, wodurch das Mailing durch die physischen Einwirkungen bei der Beförderung nicht verschmutzt und auch der Verschluss des Mailings muss entsprechend transportsicher gewählt werden. Werden Warenproben oder Produktmuster verschickt, ist der Aufbau besonders intensiv abzustimmen, so dass der Inhalt nicht beschädigt wird und der Empfänger ein ansprechendes Produkt in den Händen hält. Besonders bei diesen hochwertigen Mailingaktionen lässt sich zum Beispiel durch hochwertige Mailingboxen oder individuelle Selfmailer ein besonderes Highlight setzen.

Das Highlight – die Dienstleister Auswahl
Um verschiedene Mailingkonzepte umsetzen zu können, Kleinstauflagen- und auch Millionenauflagen abzubilden, klimaneutral zu drucken und eine kompetente und serviceorientierte Beratung zum Thema Mailing zu bekommen, macht es Sinn einen Partner an der Seite zu haben der sich damit auskennt. Hier ist es von Vorteil sich Dialogmarketing-Spezialisten ins Boot zu holen, die alle Fragen um das Thema Mailing gebündelt abbilden.